Aide-mémoire : Logistique d’un événement

Le comité responsable d’un événement devrait dès le départ compter un représentant de l’initiative d’écologisation afin que l’éco-responsabilité soit prise en considération pendant tout le processus de planification et d’organisation.

Planification et organisation préalable à l’événement :

• informez les participants à l’avance du caractère « éco-responsable » de l’événement;
• achetez des produits respectueux de l’environnement lorsque ceux-ci se vendent à prix concurrentiel;
• offrez aux participants des cadeaux durables, enveloppés dans un emballage minimal et faits de matières non toxiques;
• favorisez la méthode électronique pour l’inscription des participants et l’accréditation des médias;
• faites parvenir l’information aux délégués de façon électronique et offrez l’ensemble des documents imprimés aux personnes qui s’inscrivent sur place;
• essayez d’imprimer tout le matériel recto-verso sur du papier certifié FSC, attestant que le papier provient de sources durables, ou sur du papier qui comprend un pourcentage élevé de fibres recyclées post-consommation et qui ne contient pas d’agent de blanchiment. Dans la mesure du possible, utilisez de l’encre végétale (préférablement à base de soya);
• demandez aux participants d’apporter leurs propres stylos et leur propre papier (mettez-en à la disposition de ceux qui oublient);
• établissez une politique interdisant la marche au ralenti des véhicules et intégrez-la aux affiches promotionnelles de l’événement afin d’avertir les chauffeurs des véhiculent qui transportent les participants;
• proposez aux participants l’option d’assister à l’événement par vidéoconférence;
• affichez toute l’information liée à l’événement ou tout document qui doit être lu au préalable sur le site Internet de l’événement afin d’éviter l’envoi de documents imprimés par la poste.

Pendant l’événement ou la réunion :

• imprimez tout sur du papier contenant 100 % de fibres recyclées post-consommation ou certifiés FSC;
• utilisez le moins de papier possible pour l’inscription des participants (formulaires d’inscription abrégés, systèmes informatisés, etc.);
• insérez la trousse d’inscription dans un étui protecteur réutilisable (sac de coton réutilisable, classeur à anneaux ou reliure en plastique recyclé ou en papier);
• utilisez des cocardes faites de plastique réutilisable; demandez aux participants de les retourner à la fin de l’événement et prévoyez des réceptacles appropriés pour les récupérer;
• louez les panneaux nécessaires. Si vous en achetez, ils doivent être durables, avoir une inscription générique et ne porter aucune date, de façon à ce qu’ils puissent être réutilisés (panneaux en plastique avec lettres détachables);
• les cartons de table et les banderoles peuvent être réutilisés et faits de matières recyclées;
• dans les messages d’introduction quotidiens, rappelez aux participants les possibilités de réduction des déchets et d’écologisation qui se présentent à eux;
• placez des bacs de recyclage dans des lieux commodes et bien identifiés;
• identifiez les gens responsables de la collecte du recyclage afin qu’ils ne soient pas confondus avec les gens qui font la collecte des déchets;
• privilégiez les tableaux blancs pour marqueurs effaçables, les tableaux à craie, les acétates et les diapositives (s’il faut absolument fournir des tableaux à feuilles mobiles, les feuilles doivent être faites de papier recyclé et recyclable);
• les conférenciers utilisent des marqueurs « non toxiques » pour leurs exposés;
• demandez aux présentateurs de fermer les rétroprojecteurs et les projecteurs de diapos lorsqu’ils ne s’en servent pas;
• ne distribuez les dépliants, les feuillets d’information et les notes de séance qu’à ceux qui manifestent un intérêt réel pour ce genre de documentation (fournissez une feuille d’inscription ou recueillez les cartes d’affaires en prévision d’envois subséquents; conservez les copies à l’avant de la pièce plutôt qu’à l’arrière). S’il faut reproduire des diapositives ou des acétates pour les participants, ayez recours à la fonction de réduction du photocopieur, de façon à en insérer plusieurs sur la même page;
• réutilisez les pièces des expositions et, dans la mesure du possible, utilisez celles qui sont faites de matières usagées ou recyclées;
• sensibilisez les exposants afin qu’ils évitent de remettre des feuillets d’information et des articles gratuits; ils devraient plutôt recueillir les cartes d’affaires ou afficher une feuille d’inscription pour les personnes désireuses d’obtenir des renseignements ou des échantillons de produits;
• réutilisez ou recyclez l’emballage des produits (palettes, enveloppes);
• offrez un endroit sécuritaire pour garer les bicyclettes; cela encouragera certaines personnes à prendre leur vélo, au lieu de conduire, pour se rendre sur le site de l’institution.

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